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ZOOMで開催！飯田商工会議所青年部 定期総会
飯田商工会議所 青年部では、例年この時期、定期総会を開催する時期です。
定期総会では事業報告や役員改選、予算など大切なことを議決しなければなりません。
ところが、ご存知の通り新型コロナウイルスの影響で通常のような集合しての総会を開くことができません。そこで、わたしたちはオンライン・ミーティング・システム「ZOOM」で開催することにしました。
３月２３日（木）１９時０８分。
定刻より少し遅れて、あらかじめ出席を宣言していた会員全員が揃い開会。関島直前会長の綱領・指針の唱和にはじまり、木下会長挨拶、議長選出と、通常の定期総会とほぼ同じように進行することができました。
貴重な経験になりましたので、今後のためにここまでの経緯と当日の様子を記しておきます。
《経緯》
３月２５日。新旧役員会が開催され、新型コロナの影響が広がる中、定期総会を開催しないことが最終決定されました。
青年部では３月上旬に予定されていた研修旅行なども中止とし、比較的早い段階で慎重な判断をしてきました。とはいえ、重要な総会でありますので、ギリギリまで判断を待っての中止決定でした。
ちょうど、その新旧役員会に体調不良につき大事をとって欠席をしていた会員と会場とを「ZOOM」でつないでいたことから話題となり、出席者全員がその場でスマホを使って実験することができました。
これにより「ZOOM」について役員の多くが体験することとなり、後日の練習会を経て、定期総会をオンラインでおこなうことが決定しました。その後の経過は以下の通りです。
- 会員全員に「オンライン定期総会」の連絡
- 一部役員での練習を兼ねた協議会議
- 希望する会員全員を対象とした模擬開催
- 本番開催
開催中止決定から時間が経つにつれ、社会情勢も目まぐるしく変化し、いっそう深刻な状況にありました。準備の練習会や模擬開催の中でもコロナの話題一色となり、会員企業の中からも厳しい声が聞かれるようになりました。
世間でも「ZOOM」などのオンライン会議などオンラインを通じた活動が活発で、「ZOOM飲み会」なるものが話題になっていました。通年であれば総会後は懇親会が開催されるところです。そこで、青年部でもオンラインで飲み会を開催することにし、飲食店を営む会員企業で協力をしてくださるところに声をかけ、実験的に実施してみることにしました。
いろいろと手探りでしたが、思いつきをひとつひとつ協議、実験をし、３月２３日の令和２年度 定期総会の日を迎えることになりました。歴史ある青年部の定期総会をこのような形で迎えることとなるとは。
しかし、無事に開催することができ、ほっとしています。
《ZOOM版定期総会での気づき》
- 慣れていない会員へのサポートは事前練習会などで概ねクリア
（練習会をおこなったことで当日はトラブルなし。練習会では様々ことがおこった） - しかし、機材や環境がないという理由で当日参加できない会員も
（スマホでの参加ができることを伝達しきれていない） - 事務局よりファックス２回と通常よりも連絡を手厚くした
- ミュート機能や手あげジェスチャーなどの「作法」ができた
（練習会のおかげでスムーズだった） - 議決は拍手ができないので挙手で実施する工夫があった
- 資料を共有できるので通常よりも議事内容の理解ができた
- 通常当日配布の議案についても共有機能を使うことでクリア
- 綱領・指針の唱和、万歳三唱はミュートを外しておこなうと良い
以上、はじめての試みであり不安要素もありましたが、事業活動をおこなっている青年部員ということもあり、比較的スムーズにおこなうことができました。事務局はじめ、関係者の皆様、参加会員様のご協力ありがとうございました。
今後につながる良い会だったとの声も懇親会の席で聞かれました。飯田商工会議所青年部では今年度は堀本新会長のもと「チェンジ」というテーマを掲げ、青年部と会員のさらなる成長を期待して活動してまいります。
ともに研鑽しようという事業者の方がいらっしゃいましたら、ぜひともご入会ください。一緒にこの新型コロナ禍を乗り越えましょう。
議決された新年度役員は以下の通りです。
|
会 長 |
堀本 喜正 |
|
副 会 長 |
菅沼 文昭 |
|
副 会 長（会計） |
新海 健太郎 |
|
会員交流委員長 |
梶川 剛 |
|
事業・研修委員長 |
岡島 正和 |
|
直前会長 |
木下 勝貴 |
|
顧 問 |
関島 秀樹 |
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監 事 |
秦野 徹 |
|
〃 |
小池 公康 |
会員交流委員会
副委員長 佐々木 志郎、北村 裕美
事業・研修委員会
副委員長 鯉沼 千里、楯 進二郎
以上、お疲れ様でした！